人事向け企業型DC自動移換の注意点

導入や運用の現場で「退職後の年金資産がどう扱われるのか分からない」「自動で移されてしまい、社員から問い合わせが来る」といった相談を受けることが増えています。特に中小企業では、人事・労務担当が採用や日常の給与処理に追われる中で、企業型確定拠出年金（企業型DC）の離職者対応が後回しになりがちです。結果として、手続き漏れや説明不足からトラブルに発展するケースも見られます。

本稿では「自動移換（加入者が移換手続きをせずに資産が指定先に移される仕組み）」を中心に、法改正や制度の背景、現場で起きやすい影響、そして人事が取るべき実務的な対策を整理します。結論を先に述べると、今すぐ大がかりな対応が必要というわけではありませんが、事前の規程整備とコミュニケーションで多くのリスクは抑えられます。読み終わるころには、「次に何をすべきか」が見えてくる構成にしています。

自動移換とは（定義と背景）

自動移換とは

• 従業員が退職などで企業型DCの加入者でなくなった際に、
• 加入者自身が移換（他制度への移行や名寄せ手続き）を指示しない場合に、
• 運営管理機関や制度上の定めに従って資産が所定の口座や制度に移される仕組み

を指します。

背景

• 放置口座（いわゆる“休眠口座”）の増加を防ぎ、加入者の年金資産が宙に浮かないようにするため、制度と運用実務が整理されています。
• 法改正やガイドラインにより、企業側の説明責任や手続きの流れが明確化されているため、人事・労務の実務負担は増える一方で、適切な運用でリスクは低減できます。

影響（概観）

• 加入者本人の受取方法や税扱いに影響。
• 企業側の事務負担（退職時の案内、加入者データ管理、口座照会対応など）。
• 採用面での説明責任（福利厚生としての信頼性）。

自動移換の仕組み（実務フロー）

定義 → 背景 → 影響 → 対策の順で説明します。

定義（実務的に押さえるポイント）

• 退職後に加入者が行うべき手続き：移換先の指定（個人型(iDeCo)へ移す、他事業所の企業型DCへ移す、受取請求など）。
• 期限とタイミング：運営管理機関やプランごとに手続き期限が定められていることが多く、口座振替・拠出スケジュール（例：掛金は毎月26日に口座振替、拠出は翌月20日等）と整合させる必要があります。
• 所要情報：基礎年金番号、現住所、移換先情報など。これが不足すると移換が進まず自動移換につながります。

背景（なぜ自動移換が起きるのか）

• 加入者が忙しく手続きを放置する。
• 会社からの退職案内が不十分で、必要書類や手続き方法が伝わらない。
• 人事側で加入者情報のアップロード・管理が遅れる。

影響（企業・人事へのリスク）

• 社員からの問い合わせ・クレーム（「お金がどこに行ったか分からない」）。
• 採用時の福利厚生説明での信頼低下。
• 会計・税務処理のズレ（掛金の処理タイミング、退職給付費用の計上等）。
• 最低賃金や割増賃金の計算での誤り（選択制で給与構成を変える場合）。

対策（実務でできること）

• 退職時フローを定め、雇用契約書・就業規則に追記。
• 加入者へパンフレット・説明動画を必ず配布し、スターターキットの配布・保管を徹底。
• 退職者に対するチェックリストを用意（基礎年金番号の確認、移換先選択の案内、申請書類の回収期限）。
• 運営管理機関への加入者情報アップロードを退職月の前月20日までに終える等、スケジュールを明確化。

人事・経営面での具体的リスクと対応

ここでは影響 → 対策の順で、現場で起きやすい事例と対応策を示します。

採用・退職でのトラブル（影響）

• 退職者が移換方法を理解しておらず、資産が自動移換された結果、税処理や受取タイミングに不満が出る。
• 離職者に関する情報の齟齬で、採用候補者に誤った説明をしてしまうことがある。

対応策

• 採用時・退職時に必ずDCの取扱いを口頭で説明し、資料を渡す。
• 退職面談で「移換の選択肢」と「手続き期限」を明示するテンプレートを用意する。

労務管理・給与規程上の注意（影響）

• 選択制企業型DCを導入して給与構成を変える場合、割増賃金の基礎に生涯設計手当を含める等の規程整備が必要。
• 最低賃金の対象に掛金を含められないケースがあり、導入前に最低賃金への影響を確認する必要があります。

対応策

• 給与規程、雇用契約書、賃金台帳を整備し、変更の際は労務監査的な観点でチェックする。
• 割増賃金計算の基礎に生涯設計手当を含める旨を規程に明記する（誤った計算で従業員に不利益が生じないように）。

会計・税務の実務（影響）

• 事業主掛金は原則として損金算入でき、加入者側の課税対象とはならない点の認識不足。
• 掛金の会計処理（退職給付費用や確定拠出年金関連費用の勘定科目）や資産管理手数料預託金の扱いなど、導入時に会計処理を整える必要があります。

対応策

• 掛金処理の仕訳テンプレートを会計担当と共有する。
• 手数料や預託金のスケジュール（資産管理手数料の前払いなど）を把握し、キャッシュフロー計画に織り込む。
• 詳細は税理士と相談することを前提に、事前にパターン別の処理例を用意しておく。

実務チェックリスト（人事向け）

• 退職時フローを文書化して全員に周知しているか。
• 退職者に渡すパンフレット・申込書の最新版を常備しているか。
• 加入者情報のアップロード締切（導入前月20日等）をカレンダーで管理しているか。
• 給与規程・雇用契約書に生涯設計手当の扱いを明記しているか。
• 最低賃金や割増賃金の算定に影響するかを労務的に確認したか。
• 会計処理（退職給付費用等）の仕訳ルールを会計担当と合わせているか。
• 自動移換に関する問い合わせ対応窓口とテンプレートを用意しているか。

小規模企業共済と企業型DCの比較（中小企業が選ぶときの視点）

ここで少し視点を拡げ、経営（経営者・人事）の判断に役立つ比較を示します。

– 対象者
– 小規模企業共済：個人事業主・小規模企業の役員等が主対象。経営者本人の退職金代替。
– 企業型DC：法人が従業員（被用者）向けに導入する制度。採用・福利厚生効果を期待できる。

– 拠出と税制
– 小規模企業共済：掛金は全額を所得控除。受取時に退職所得控除や退職金控除の適用。
– 企業型DC：事業主掛金は損金算入。加入者の掛金（給与から天引き）は所得対象外（選択制の扱いによる）。

– 管理負担
– 小規模企業共済：個人契約のため会社の事務負担は小さい。
– 企業型DC：加入者管理、掛金処理、選択制の運用、退職時の移換対応など人事・労務の事務負担が発生。

– 流動性・持ち運び
– 小規模企業共済：基本的に個人の契約なので事業主個人の資産管理がしやすい。
– 企業型DC：従業員が転職した場合の移換手続き（自動移換リスク含む）が発生。

– 採用効果
– 企業型DCは従業員向けの福利厚生として訴求しやすく、採用競争力の向上につながることが多い。

経営判断のヒント：経営者本人の退職準備を重視するなら小規模企業共済、従業員の福利厚生や採用力を重視するなら企業型DCを検討する、という使い分けが一般的です。ただし両方を組み合わせる選択もあります。人事・労務と経理の双方で運用負荷と税務上の扱いを確認して決めると安心です。

考え方のヒント（人事・経営者向け）

• 「自動移換」は制度上の安全装置でもありますが、本人の選択肢が奪われることを避けるため、アナウンスと手続き支援を早めに行うのが最も効果的です。
• 採用面での魅力を高める目的が強ければ、企業型DCの導入は有効です。ただし運用管理体制（担当者、社内ルール）は必ず固めておきましょう。
• 法改正や運用ルールは随時更新されます。重要な点は「社内で誰が責任を持つか」を明確にすることです。担当者と外部の運営管理機関、税理士・社労士の役割分担を決めておくと対応がぶれません。
• 小規模企業共済と企業型DCは目的が異なります。両制度の長所短所を踏まえて、経営（オーナー）と従業員双方のニーズをすり合わせると良いでしょう。

まとめ

企業型DCの自動移換は、加入者保護という観点から設けられた仕組みです。しかし、人事・労務の実務対応を怠ると、退職者からの問い合わせや採用面での信頼低下、会計・税務上のズレなどの問題が起きやすくなります。まずは

• 退職時の手続きフローを文書化すること、
• 加入者への説明（パンフレット・動画・スターターキット）を徹底すること、
• 給与規程や賃金計算のルールを整備すること

が有効です。

制度対応は義務ではありますが、それ以上に「企業として従業員の将来に配慮しているか」が問われる時代になっています。自動移換を単なる事務処理で終わらせず、コミュニケーションとルール整備の契機にしておくと安心です。必要に応じて社労士や税理士と一緒に、社内の実務フローを見直してみる良い機会かもしれません。